SOTK
SOTK
BIDANG TUGAS UNSUR ORGANISASI
(1) Kepala Kantor mempunyai tugas pokok memimpin, mengkoordinasikan dan mengendalikan kantor dalam melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah bidang Kearsipan.
Fungsi
1. penyusunan perencanaan kearsipan daerah;
2. perumusan kebijakan teknis kearsipan daerah;
3. pengkoordinasian pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintah daerah di bidang kearsipan daerah;
4. pembinaan, pengendalian dan fasilitasi pelaksanaan kegiatan bidang kearsipan daerah;
5. pembinaan pegawai di lingkungan kantor.
Uraian Tugas
1. Menetapkan rencana strategis dan rencana kerja;
2. Menetapkan program dan kegiatan;
3. Membina pengolahan data dalam perumusan program dan kegiatan tahunan;
4. Menyusun rencana kerja dan anggaran;
5. Menyusun rancangan dokumen pelaksanaan anggaran;
6. Menyusun rancangan dokumen pelaksanaan perubahan anggaran;
7. Menyusun rancangan anggaran kas;
8. Melaksanakan pengendalian, evaluasi dan pelaporan kegiatan perencanaan;
9. Menetapkan laporan capaian kinerja dan ikhtisar realisasi kinerja;
10. Menetapkan laporan akuntabilitas kinerja;
11. Melakukan tindakan yang mengakibatkan pengeluaran atas beban anggaran belanja;
12. Melakukan pengujian atas tagihan dan memerintahkan pembayaran;
13. Mengelola utang piutang yang menjadi tanggung jawab Kantor yang dipimpinnya;
14. Menandatangani Surat Perintah Membayar (SPM):
15. Membina pelaksanaan verifikasi penerimaan dan pengeluaran keuangan;
16. Membina pembukuan keuangan anggaran belanja langsung dan belanja tidak langsung;
17. Membina pelaksanaan prosedur akuntansi penerimaan kas;
18. Membina pelaksanaan prosedur akuntnsi pengeluaran kas;
19. Membina pelaksanaan prosedur akuntansi asset;
20. Membina pelaksanaan prosedur akuntansi selain kas;
21. Menetapkan laporan prognosis realisasi keuangan;
22. Menetapkan laporan keuangan semesteran;
23. Menetapkan laporan pertanggungjawaban pelaksanaan anggaran;
24. Membina dan mengawasi pelaksanaan anggaran;
25. Membina dan mengendalikan urusan keprotokolan, hubungan masyarakat, penyiapan rapat-rapat dinas dan pendokumentasian kegiatan;
26. Membina dan mengendalikan pengelolaan kearsipan dan perpustakaan;
27. Membina dan mengendalikan pengelolaan administrasi perkantoran dan administrasi perjalanan dinas;
28. Membina dan mengendalikan urusan rumah tangga, ketertiban, keamanan dan kebersihan lingkungan kerja;
29. Membina dan mengendalikan pemeliharaan dan perawatan kendaraan dinas, peralatan dan perlengkapan kantor dan aset lainnya;
30. Membina dan mengendalikan pengelolaan barang milik daerah/kekayaan daerah yang menjadi tanggung jawab kantor;
31. Mengajukan rencana kebutuhan barang milik daerah;
32. Mengajukan permohonan penetapan status untuk penguasaan dan penggunaan barang milik daerah yang diperoleh dari beban anggaran pendapatan dan belanja daerah;
33. Melakukan pencatatan dan inventarisasi barang milik daerah;
34. Menggunakan barang milik daerah untuk kepentingan penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi;
35. mengamankan dan memelihara barang milik daerah;
36. mengajukan usul pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah dan/atau bangunan yang tidak memerlukan persetujuan DPRD dan barang milik daerah selain tanah dan/atau bangunan;
37. menyerahkan tanah dan bangunan yang tidak dimanfaatkan untuk kepentingan penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi;
38. melakukan pengawasan dan pengendalian atas pengunaan barang milik daerah;
39. menyusun laporan barang pengguna semesteran dan laporan barang pengguna tahunan;
40. menyusun usulan kebutuhan pegawai negeri sipil;
41. menyusun usulan formasi pegawai negeri sipil berdasarkan kebutuhan;
42. menyusun usulan kenaikan pangkat, penempatan, pemindahan dan pemberhentian pegawai negeri sipil;
43. membina dan mengendalikan pelaksanaan inventarisasi dan pengolahan data pegawai;
44. menetapkan daftar urut kepangkatan pegawai negeri sipil;
45. menetapkan usulan kenaikan gaji berkala pegawai negeri sipil;
46. melaksanakan pengembangan dan pembinaan disiplin pegawai;
47. membina kedudukan hukum dan sengketa hukum pegawai;
48. menyusun usulan kesejahteraan pegawai, pemberian penghargaan dan tanda jasa pegawai;
49. menetapkan izin belajar dan tugas belajar;
50. menyusun usulan pegawai negeri sipil yang akan mengikuti ujian dinas dan ujian penyesuaian kenaikan pangkat;
51. menyusun usulan pegawai negeri sipil yang akan mengikuti pendidikan dan pelatihan kepemimpinan serta pendidikan dan pelatihan teknis dan fungsional;
52. menyusun bahan standar kompetensi pegawai;
53. membina dan mengendalikan pelaksanaan pelayanan administrasi kepegawaian lainnya;
54. menyusun peraturan dan kebijakan penyelenggaraan kearsipan dinamis di daerah sesuai dengan kebijakan nasional;
55. menyusun peraturan dan kebijakan penyelenggaraan kearsipan statis di daerah sesuai dengan kebijakan nasional;
56. menyusun peraturan dan kebijakan penyelenggaraan sistem kearsipan di daerah sesuai dengan kebijakan nasional;
57. menyusun peraturan dan kebijakan penyelenggaraan jaringan kearsipan di daerah sesuai dengan kebijakan nasional;
58. menyusun peraturan dan kebijakan pengembangan sumber daya manusia kearsipan di daerah sesuai dengan kebijakan nasional;
59. menyusun peraturan dan kebijakan penggunaan sarana dan prasarana kearsipan di daerah sesuai dengan kebijakan nasional;
60. melaksanakan pembinaan kearsipan melalui bimbingan, konsultasi, penyuluhan, supervisi dan pemantauan serta pendidikan dan pelatihan;
61. melaksanakan koordinasi penyelenggaraan kearsipan daerah;
62. melaksanakan kerjasama di bidang kearsipan dengan instansi/lembaga baik di dalam maupun di luar negeri;
63. melaksanakan evaluasi penyelenggaraan kearsipan daerah;
64. menetapkan laporan tahunan penyelenggaraan kearsipan daerah;
65. membina dan mengendalikan penarikan arsip in-aktif dari SKPD dan pengolahan arsip in-aktif yang di pindahkan oleh SKPD;
66. melaksanakan penilaian dan akuisisi terhadap arsip statis yang diserahkan dari SKPD, badan usaha milik daerah dan desa;
67. melaksanakan penilaian dan akuisisi terhadap arsip statis yang diperoleh dari perusahaan swasta dan/atau perorangan berskala kabupaten;
68. membina dan mengendalikan penataan arsip statis berdasarkan informasi, bentuk atau media dengan tata cara dan teknik tertentu;
69. membina dan mengendalikan pendataan dan pencatatan arsip statis dengan cara dan teknik tertentu dalam daftar arsip statis;
70. membina dan mengendalikan penyimpanan arsip statis pada tempat khusus sesuai dengan persyaratan tempat dan tata cara teknik penyimpanan arsip statis;
71. membina dan mengendalikan pelayanan informasi dan jaringan informasi kearsipan daerah;
72. membina dan mengendalikan pelayanan penggunaan arsip statis untuk kepentingan kegiatan pemerintahan, penelitian, pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta penyebaran informasi;
73. membina dan mengendalikan pelayanan arsip in-aktif untuk kepentingan SKPD;
74. membina pelayanan ruang baca perpustakaan referensi kearsipan;
75. membina dan mengendalikan pelayanan jasa kearsipan;
76. membina dan mengendalikan pemeliharaan arsip statis melalui kegiatan pencegahan terhadap kondisi fisik dan informasi yang dikandung dalam arsip statis;
77. membina dan mengendalikan pemeliharaan arsip statis melalui kegiatan restorasi terhadap kondisi fisik arsip statis yang mengalami kerusakan;
78. membina dan mengendalikan penyelamatan arsip statis terhadap kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta informasi yang dikandung dalam arsip statis;
79. membina dan mengendalikan pembuatan duplikat dan/atau mengalih bentukan arsip statis ke dalam bentuk media yang lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
80. membina dan mengendalikan pelaksanaan pengamanan arsip statis;
81. menyampaikan laporan hasil pelaksanaan tugas kepada Bupati melalui Sekretaris Dearah: dan
82. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Bupati dan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(2) Kepala Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas pokok menyelenggarakan penyusunan perencanaan, pengelolaan keuangan, urusan umum dan kepegawaian Kantor.
Fungsi :
1 penyelenggaraan penyusunan perencanaan;
2 penyelenggaraan pengelolaan administrasi perkantoran, administrasi keuangan dan administrasi kepegawaian;
3 penyelenggaraan urusan umum dan perlengkapan, keprotokolan dan hubungan masyarakat;
4 penyelenggaraan ketatalaksanaan, kearsipan dan perpustakaan;
5 pelaksanaan koordinasi, pembinaan, pengendalian, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kegiatan unit kerja;
Rincian Tugas
1. menyusun rencana stategis dan rencana kerja;
2. menyusun program dan kegiatan;
3. melaksanakan pengolahan data dalam perumusan program dan kegiatan tahunan;
4. menyusun rencana kerja dan anggaran dari masing-masing unit kerja;
5. merumuskan rancangan dokumen pelaksanaan anggaran masing-masing unit kerja;
6. merumuskan rancangan dokumen pelaksanaan perubahan anggaran masing-masing unit kerja;
7. merumuskan rancangan anggaran kas;
8. melaksanakan pengendalian, evaluasi dan pelaporan kegiatan perencanaan:
9. merumuskan laporan capaian kinerja dan ikhtisar realisasi kinerja;
10. merumuskan laporan akuntabilitas kinerja;
11. melaksanakan verifikasi penerimaan dan pengeluaran keuangan;
12. melaksanakan pembukuan keuangan anggaran belanja langsung dan belanja tidak langsung;
13. melaksanakan prosedur akuntansi penerimaan kas;
14. melaksanakan prosedur akuntansi pengeluaran kas;
15. melaksanakan prosedur akuntansi asset;
16. melaksanakan prosedur akuntansi selain kas;
17. menyusun laporan prognosis realisasi keuangan;
18. menyusun laporan keuangan semesteran;
19. menyusun laporan keuangan tahun anggaran berkenaan yang meliputi laporan realisasi anggaran, neraca dan catatan laporan keuangan;
20. melaksanakan urusan keprotokolan, hubungan masyarakat, penyiapan rapat-rapat dinas dan pendokumentasian kegiatan;
21. melaksanakan pengelolaan kearsipan dan perpustakaan;
22. melaksanakan pengelolaan administrasi perkantoran dan administrasi perjalanan dinas;
23. melaksanakan urusan rumah tangga, ketertiban, keamanan dan kebersihan lingkungan kerja;
24. melaksanakan pemeliharaan dan perawatan kendaraan dinas, peralatan dan perlengkapan kantor dan aset lainnya;
25. mengelola barang milik daerah/kekayaan daerah yang menjadi tanggung jawab kantor;
26. menyusun usulan rencana kebutuhan barang milik daerah dan rencana kebutuhan pemeliharaan barang milik daerah;
27. melaksanakan penyiapan pengadaan barang dan jasa;
28. melaksanakan administrasi penerimaan dan penyaluran barang milik daerah;
29. menyusun usulan status penggunaan barang milik daerah;
30. melaksanakan pendaftaran dan pencatatan barang milik daerah menurut penggolongan dan kodefikasi barang;
31. menyimpan dokumen kepemilikan barang milik daerah selain tanah dan bangunan;
32. melaksanakan inventarisasi dan rekapitulasi barang milik daerah;
33. menyusun laporan barang semesteran dan tahunan;
34. melaksanakan pengamanan administrasi, fisik dan hukum terhadap barang milik daerah;
35. melaksanakan pemeliharaan barang milik daerah;
36. menyusun usulan penghapusan barang milik daerah;
37. melaksanakan pemantauan dan penertiban terhadap penggunaan, pemanfaatan, penatausahaan, pemeliharaan dan pengamanan barang milik daerah;
38. menyusun usulan kebutuhan pegawai negeri sipil;
39. menyusun usulan formasi pegawai negeri sipil berdasarkan kebutuhan;
40. menyusun usulan kenaikan pangkat, penempatan, pemindahan dan pemberhentian pegawai negeri sipil;
41. melaksanakan inventarisasi dan pengolahan data pegawai;
42. menyusun daftar urut kepangkatan pegawai negeri sipil;
43. menyiapkan usulan kenaikan gaji berkala pegawai negeri sipil;
44. melaksanakan pengembangan dan pembinaan disiplin pegawai;
45. memfasilitasi kedudukan hukum dan sengketa hukum pegawai;
46. menyusun usulan kesejahteraan pegawai, pemberian penghargaan dan tanda jasa pegawai;
47. melaksanakan administrasi proses izin belajar dan tugas belajar;
48. menyusun usulan pegawai negeri sipil yang akan mengikuti ujian dinas dan ujian penyesuaian kenaikan pangkat;
49. menyusun usulan pegawai negeri sipil yang akan mengikuti pendidikan dan pelatihan kepemimpinan serta pendidikan dan pelatihan teknis dan fungsional;
50. menyusun bahan standar kompetensi pegawai;
51. melaksanakan pelayanan administrasi kepegawaian lainnya.
(3) Seksi Program dan Pengembangan mempunyai tugas pokok merumuskan kebijakan teknis kearsipan daerah.
Fungsi :
1. perumusan kebijakan teknis kearsipan daerah;
2. penyusunan bahan pembinaan dan koordinasi penyelenggaraan kearsipan daerah;
3. pelaksanaan evaluasi dan pelaporan penyelenggaraan kearsipan daerah.
Rincian Tugas
1. merumuskan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan kearsipan dinamis di daerah sesuai dengan kebijakan nasional;
2. merumuskan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan kearsipan statis di daerah sesuai dengan kebijakan nasional;
3. merumuskan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan sistem kearsipan di daerah sesuai dengan kebijakan nasional;
4. merumuskan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan jaringan kearsipan di daerah sesuai dengan kebijakan nasional;
5. merumuskan peraturan dan kebijakan pengembangan sumber daya manusia kearsipan di daerah sesuai dengan kebijakan nasional;
6. merumuskan peraturan dan kebijakan penggunaan sarana dan prasarana kearsipan di daerah sesuai dengan kebijakan nasional;
7. menyusun bahan pembinaan kearsipan melalui bimbingan, konsultasi, penyuluhan, supervisi dan pemantauan serta pendidikan dan pelatihan;
8. menyusun bahan koordinasi penyelenggaraan kearsipan daerah;
9. melaksanakan kerjasama di bidang kearsipan dengan instansi/lembaga baik di dalam maupun di luar negeri;
10. melaksanakan evaluasi penyelenggaraan kearsipan daerah;
11. menyusun laporan tahunan penyelenggaraan kearsipan daerah.
(4) Seksi Pengelolaan mempunyai tugas pokok mengelola kearsipan daerah.
Fungsi :
1. pengelolaan arsip statis yang diserahkan dari SKPD, badan usaha milik daerah dan desa;
2. pengelolaan arsip statis yang diperoleh dari perusahaan swasta dan/atau perorangan berskala kabupaten.
Rincian Tugas
1. melaksanakan penarikan arsip in-aktif dari SKPD dan pengolahan arsip in-aktif yang dipindahkan oleh SKPD;
2. melaksanakan penilaian dan akuisisi terhadap arsip statis yang diserahkan dari SKPD, badan usaha milik daerah dan desa;
3. melaksanakan penilaian dan akuisisi terhadap arsip statis yang diperoleh dari perusahaan swasta dan/atau perorangan berskala kabupaten;
4. menata arsip statis berdasarkan informasi, bentuk atau media dengan tata cara dan teknik tertentu;
5. mendata dan mencatat arsip statis dengan cara dan teknik tertentu dalam daftar arsip statis;
6. menyimpan arsip statis pada tempat khusus sesuai dengan persyaratan tempat dan tata cara teknik penyimpanan arsip statis.
(5) Seksi Pelayanan dan Pemeliharaan mempunyai tugas pokok memberikan pelayanan dan memelihara kearsipan daerah.
fungsi :
1. pelaksanaan pelayanan kearsipan daerah;
2. pelaksanaan pemeliharaan kearsipan daerah.
Rincian Tugas
1. melaksanakan pelayanan informasi dan jaringan informasi kearsipan daerah;
2. memberikan pelayanan penggunaan arsip statis untuk kepentingan kegiatan pemerintahan, penelitian, pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta penyebaran informasi;
3. memberikan pelayanan arsip in-aktif untuk kepentingan SKPD;
4. melaksanakan pelayanan ruang baca perpustakaan referensi kearsipan;
5. memberikan pelayanan jasa kearsipan;
6. memelihara arsip statis melalui kegiatan pencegahan terhadap kondisi fisik dan informasi yang dikandung dalam arsip statis;
7. memelihara arsip statis melalui kegiatan restorasi terhadap kondisi fisik arsip statis yang mengalami kerusakan;
8. menyelamatkan arsip statis terhadap kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta informasi yang di kandung dalam arsip statis;
9. membuat duplikat dan/atau mengalihbentukan arsip statis ke dalam bentuk media yang lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
10. melaksanakan pengamanan arsip statis;
(6) KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
Tugas Pokok
Kelompok Jabatan fungsional mempunyai Tugas Pokok melaksanakan sebagai kegiatan kantor secara Profesional sesaui dengan kebutuhan dan dalam melaksanakan tugas pokoknya bertanggung jawab kepada Kepala kantor.
Fungsi;
1. Memberikan pelayanan Kearsipan dilingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Purwakarta;
2. Menata Kearsipan
3. Melaksanakan Pengawasan Kearsipan;
4. Melaksanakan Koordinasi di bidang Kearsipan di lingkungan Unit Kerja OPD Kabupaten Purwakarta;
5. Melaksanakan Penyusutan Arsip dan Penilaian Arsip In-aktif ;
6. Pelaksanaan Tugas lain yang dibebankan oleh Kepala Kantor Arsip Daerah sesuai bidang tugasnya.